fatturazione elettronica obbligatoria dal 2019

Dal 1° gennaio 2019 entrerà in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica anche tra privati titolari di partita IVA.

A partire dal nuovo anno tutti gli operatori economici residenti o stabiliti in Italia che si occupano di erogare beni e servizi dovranno adeguarsi al sistema di fatturazione elettronica.

Non si tratta di una novità assoluta ma di un graduale processo di trasformazione e modernizzazione del sistema fiscale italiano, avviato già nel 2015 nei rapporti tra privati e Pubblica Amministrazione. A partire dal 2017, tale sistema di emissione fatture, è stato introdotto in maniera facoltativa per gli scambi commerciali tra privati ma con la legge di bilancio 2018 diventa definitivamente obbligatorio.

Un’estensione dell’obbligo che ha come fine non solo semplificare le procedure e ottimizzare il funzionamento del fisco, ricorrendo a un sistema telematico, ma anche e soprattutto ostacolare l’evasione fiscale aumentando sempre di più la tracciabilità delle operazioni.

 

CHE COS’E’ LA FATTURA-ELETTRONICA?

La fattura elettronica non è altro che una fattura tradizionale ma in formato digitale. Il suo contenuto è del tutto equivalente a quello di una fattura cartacea. Rispetto a quest’ultima le differenze sono sostanzialmente due: deve essere redatta tramite un pc, un tablet o uno smartphone e va trasmessa al cliente elettronicamente utilizzando il cosidetto Sistema di Interscambio (SdI).

L’e-fattura, altro nome con cui può essere definita, è provvista della firma digitale dell’emittente, che ne garantisce autenticità e integrità, e di un riferimento temporale certo, riferito alla data di emissione e consegna della fattura.

L’utilizzo di questo sistema offre dei vantaggi sia in termini economici che di tempo. Con la fatturazione elettronica, infatti, si risparmia la carta, i costi di stampa, i tempi di spedizione e di conservazione dei documenti.

 

CHI SONO I SOGGETTI INTERESSATI?

L’obbligo di fatturazione elettronica riguarda sia la cessione di un bene o la prestazione di un servizio effettuata tra due operatori Iva (B2B, Business to Business), sia quella compiuta da un operatore Iva verso un consumatore finale (B2C, Business to Consumer).

Nel primo caso si fa riferimento ai rapporti tra due imprese, due professionisti, un’impresa e un professionista o simili; nel secondo, invece, il rapporto commerciale è tra il fornitore del bene o del servizio e i suoi clienti-consumatori diretti.

Sono invece esonerati dall’emissione della fattura elettronica gli operatori a regime forfettario, imprese e lavoratori autonomi che rientrano nel cosiddetto regime di vantaggio e i piccoli produttori agricoli, i quali erano già esonerati dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione di quest’obbligo.

 

COME FUNZIONA L’E-FATTURA?

L’Agenzia delle Entrate con il provvedimento del 30 aprile 2018 ha definito le regole da seguire per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche. Vediamo nel dettaglio le caratteristiche principali di queste quattro fasi.

Predisporre una fattura-elettronica

Per compilare una fattura-elettronica, come abbiamo detto, è necessario utilizzare un pc, un tablet o uno smartphone e disporre inoltre di un programma idoneo per l’elaborazione del file della fattura nel formato XML,  un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge. Questo formato è l’unico accettato dal sistema, tutti gli altri, ad esempio il PDF, sono consentiti ma solo per poter visualizzare la fattura.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente 3 tipi di programmi per predisporre le fatture elettroniche:

  • una procedura web, utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia;
  • un software scaricabile su PC (tale procedura può essere utilizzata anche senza essere connessi in rete);
  • un’App per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli store Android o Apple.

Tali procedure sono rivolte soprattutto agli operatori che emettono un numero contenuto di fatture e sono soliti predisporle con gli usuali programmi di videoscrittura o su modelli prestampati di carta. In alternativa, è possibile utilizzare software privati presenti sul mercato.

Trasmettere una fattura-elettronica

Le fatture elettroniche vanno inviate sempre tramite il Sistema di Interscambio, altrimenti sono considerate come non emesse.

Questo sistema funge da “postino” e svolge due compiti:

  • verifica se la fattura contiene i dati obbligatori ai fini fiscali nonché l’indirizzo telematico al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura;
  • controlla che la partita Iva del fornitore e la partita Iva o il Codice Fiscale del cliente siano esistenti.

Una volta superati questi controlli il SdI invia la fattura al destinatario e comunica l’avvenuta consegna del documento tramite una ricevuta di recapito al mittente.

Nel caso in cui il Sistema di Interscambio trovi errori o inesattezze in fase di controllo la fattura non viene accettata e quindi considerata come una fattura non emessa. Quando il SdI “scarta” una fattura elettronica, invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all’interno della quale sarà anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto.

La trasmissione del file XML al Sistema di Interscambio può avvenire in vari modi:

  • attraverso un servizio online presente nel portale “Fatture e Corrispettivi” che consente di caricare il file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio PC;
  • attraverso la procedura web o l’App Fatturae;
  • attraverso una PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it;
  • utilizzando un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI.

Ricevere una fattura-elettronica

In caso di esito positivo dei controlli previsti, il SdI consegna la fattura elettronica all’indirizzo telematico presente nella fattura stessa. Essa verrà pertanto recapitata alla casella PEC o al canale telematico che il cliente avrà comunicato al suo fornitore e che quest’ultimo (o il suo intermediario) avrà correttamente riportato nella fattura.

Per essere quindi sicuri di ricevere una fattura, è indispensabile comunicare in modo chiaro e tempestivo al fornitore non solo la propria partita Iva e i propri dati anagrafici, come accadeva con le fatture tradizionali, ma anche l’indirizzo telematico che il fornitore dovrà riportare nella fattura affinché il SdI sia in grado di consegnare la fattura stessa.

Per rendere più sicuro questo delicato passaggio oltre che più rapido, agevolando il fornitore nella fase di acquisizione dei dati del cliente, tutti gli operatori titolari di partita Iva possono:

  • registrare preventivamente presso il SdI l’indirizzo telematico dove desiderano ricevere di default tutte le loro fatture;
  • generare e portare con se un codice bidimensionale (QRCode) contenente il numero di partita IVA, tutti i dati anagrafici e l’indirizzo telematico preventivamente comunicato al SdI.

Conservare una fattura-elettronica

Le fatture elettroniche, così come quelle cartacee e gli altri documenti contabili devono essere obbligatoriamente conservate.

La conservazione elettronica non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, ma un processo regolamentato tecnicamente dalla legge attraverso il CAD, cioè il Codice dell’Amministrazione Digitale.

La conservazione delle fatture in formato elettronico ha il vantaggio di far risparmiare spazio e tempo. Inoltre garantisce che le fatture non vadano perse, siano sempre leggibili e ordinate e possano essere recuperate con facilità, anche dopo anni, in originale.

 

L’Iter appena descritto può essere gestito in autonomia con l’utilizzo dei portali gratuiti dell’Agenzia delle Entrate, oppure se il titolare dell’impresa e il libero professionista preferiscono evitare possibili errori, ritardi nei pagamenti e gestire il loro tempo senza preoccupazioni possono affidare la gestione delle fatture elettroniche ad un intermediario delegato o un provider di servizi specifici.


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